VERBİS GİRİŞİ NASIL YAPILIR?
KVKK’nın web sitesinden VERBİS girişi gerçekleştirebiliyorsunuz. Ancak giriş yapmadan önce yapmanız gereken bazı prosedürler bulunuyor.
Öncelikle kurum olarak veri envanterini belirlemeniz gerekiyor. Verilerin hangi kategoriye ait olduğunun da kuruma bildirilmesi gerekiyor. Son olarak sisteminizde bulunan verileri hangi yazılımlarla ya da sistemlerle koruyacağınızı bildiriyorsunuz.
Tüm bu işlemleri tamamladıktan sonra VERBİS sistemine karşı sorumlu olan aşağıdaki kişileri sizden seçmeniz isteniyor:
- Veri sorumlusu temsilcisi,
- Veri sorumlusu yöneticisi ve
- Kamu kurumlarınca belirlenmiş koordinasyon görevlisi
Yukarıda anlattıklarımız başvuru işlemlerini ilgilendiriyor. Başvuru işlemini tamamladıktan sonra:
- Veri sorumlusunun ya da temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
- Kişisel verilerin hangi alıcı ya da alıcı gruplarına aktarılacağı,
- Verilerin güvenliğine ilişkin hangi tedbirlerin alınacağı,
- Verilerin hangi amaçla işleneceğinin belirtilmesi ve işleme süresi,
- Verilerin hangi kategorilerde sınıflandırılacağı
Yukarıdaki sizden istenenleri de yerine getirmeniz gerekiyor.
Böylelikle VERBİS kayıt işlemlerini tamamlamış oluyorsunuz.
VERBİS Sistemine Neler Kaydedilir?
Veri sorumluları, kamuya açık olan sisteme, kişilerin ya da kuruluşların görebileceği bilgileri kaydetmek zorundadır.
Yani sistemdeki kullanıcılar, yasada öngörülen sorumlu kişilerin sicil bilgilerini tamamen görebilirler.
VERBİS Kayıt Zorunluluğu Nedir?
Gerçek ve tüzel kişiler ve ayrıca kamu kuruluşları, VERBİS sistemine kayıt olmak zorundadır.
VERBİS başvuru işlemleri yapıldıktan sonra gerekli olan belgelerin tamamlanmasının ardından, sisteme kayıt tamamlanmış olacaktır.
Pandemi sürecinden dolayı, daha öncesinden dolan kayıt süreleri, 31 Aralık 2021 tarihine kadar uzatıldı.
Gerçek ve tüzel veri sorumlularının son kayıt süresi de yukarıda belirttiğimiz süre için geçerlidir.
Eğer süresinde kayıt yapılmazsa, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 18/1/ç maddesinde belirtilen: “…Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk Lirasından 1.000.000 Türk Lirasına kadar idari para cezası verilir” ağır cezalar ilgili kurum ya da kişilere uygulanır.
VERBİS Nasıl Çalışır?
VERBİS girişi dahil olmak üzere sisteme tamamen internet üzerinden erişilebilecek.
Bu yazımızda sizlere sistemin nasıl çalıştığından bahsedeceğiz. Böylece konu daha iyi anlaşılmış olacak.
Öncelikle kanun tarafından görevlendirilen veri sorumluları veri sorumluları sicil bilgi sistemi kapsamında başvuruda bulunuyorlar. Yalnızca bir defaya mahsus olmak üzere ıslak imzalı başvuru belgesini, kuruma ibraz ediyorlar.
İkinci adımda kurum başvuruyu inceliyor ve uygun bulursa sorumlu olan kişiye e-posta aracılığıyla bildiriyor. Kabul işleminden sonra kurum veri sorumlusuna sisteme giriş bilgilerini gönderiyor.
Üçüncü adımda veri sorumlusu gerçek olan bir kişiyi irtibat görevlisi olarak belirliyor ve kuruma bildiriyor.
Dördüncü adım irtibat kişisi olarak belirlenen kişinin e-devlet üzerinden sisteme giriş yapmasını kapsıyor.
Beşinci adımda irtibat görevlisi, sicil bölümüne girmesi gereken bilgileri tamamlıyor.
Altıncı adımda irtibat görevlisi, sicil bölümünde açıklanan bilgileri onaylıyor.
Son adımda ise sicil bölümünde yer alan bilgiler kamu tarafından görüntülenebiliyor.
Konu hakkında detaylı bilgileri, https://verbis.kvkk.gov.tr/UploadedFiles/SORULARLA_VERB%C4%B0S.pdf adresini ziyaret ederek edinebilirsiniz.
Türkiye’de Olmayan Veri Sorumlusu Nasıl Başvuruda Bulunabilir?
Ülkemizde ikamet etmeyen veri sorumlularının başvurusunda yer alan bilgilerin denetlenmesi imkanı tabi ki sınırlıdır.
Ancak bu statüde olan kişilerin de VERBİS girişi yapmasına imkan tanınmıştır. Bu durumda olan kişiler unvan ve ülke bilgisini vererek işe başlayabiliyorlar.
Daha sonra veri sorumlusunun e-posta adresi ve telefon bilgileri kurum tarafından talep ediliyor. Sorumlunun ülkemizde yetkilendirdiği temsilci ile ilgili detaylı bilgileri de kurum tarafından isteniyor.
Yetki belgesinin doğru olup olmadığı, Apostil Belge No ve Apostil Belge Tarihi ile teyit ediliyor.
Geriye kalan tüm prosedürler, ülkemizde ikamet eden ya da ülkemiz vatandaşı olan kişilerinkiyle tamamen aynı oluyor.
Başvurusu kabul edilen veri sorumlusuna ya da temsilcisine sisteme giriş bilgileri e-posta aracılığı ile iletiliyor.
VERBİS sistemine giriş yapmak ve sistemi incelemek için, https://verbis.kvkk.gov.tr/User/DRLogin adresini ziyaret edebilirsiniz.
VERBİS Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
VERBİS girişi nasıl yapılır ve neler gerekir? Sorularını bu yazımızda cevaplamış olduk.
Yazımızın devamında, sizlerden gelen ve sıkça sorulan soruları yanıtlamaya çalışacağız. Böylece sistem hakkında aklınızda hiçbir soru kalmayacak.
VERBİS ile Hangi İşlemler Yapılabilir?
KVKK VERBİS ile aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:
- Veri sorumlusu olarak yönetici girişi yapabilirsiniz. ayrıca veri temsilcinizi bildirebilir, kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlilerinin başvuru formu oluşturmasına imkan sağlayabilirsiniz.
- Sistem üzerinden kullanıcı adı ve şifrenizi kullanarak, ilgili kuruma gerekli olan bilgileri iletebilirsiniz.
- Kanunda belirtilen ve sistemin sizden istediği; irtibat kişisini atama, işlenen bilgilerin kategorileri hakkında gerekli bilgilerin girilmesi, verilerin saklama süreleri ve diğer işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.
- Kategorik bazdaki bilgileri sistem üzerinde görüntüleyebilirsiniz.
- Sicil sayfanızda yer alan bilgileri değiştirebilir ve güncelleyebilirsiniz.
Sonradan Kayıt Yükümlüsü Olmam Durumunda Sisteme Ne Zaman Kayıt Olmalıyım?
Veri sorumluları sicil hakkında yönetmeliğin 8. Maddesine göre, kurum tarafından belirlenen son kayıt tarihinden 30 gün sonrasına kadar, kayıt işlemlerini tamamlayabilirsiniz.
Diğer türlü ise veri sorumlusu olduktan 30 gün süre sonrasına kadar kayıt olunması gereklidir.
Kayıt Yükümlülüğünden İstisna Durumu Söz Konusu mudur?
İlgili kanunun 28. Maddesinde belirtilen faaliyetlerde bulunanlar, kayıt yükümlülüğünden muaftır.
VERBİS Sistemine Kayıt Olmak için Herhangi Bir Ücret Talep Ediliyor mu?
Sisteme kayıt olmak için herhangi bir ücret talep edilmemektedir.
Başvuru Formu Islak İmzalı Olmak Zorunda mı?
Kurumun istediği başvuru formunu iki şekilde kuruma ibraz edebilirsiniz. Islak imzalı olarak kuruma ibraz edebileceğiniz gibi, kep adresiniz üzerinden kurumun, kvkk.verbis@hs01.kep.tradresine gönderebilirsiniz. Konu kısmına başvuru numarası belirtmeniz ve PDF formatında başvuru formunuzu göndermeniz gerekir.
Parolamı Unutursam Ne Olacak?
Eğer bir nedenden dolayı parolanızı unutursanız, veri sorumlusu başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine kurum tarafından gönderilen e-postaya bakılmak suretiyle, kullanıcı adı ve parola bilgisi görüntülenebilir.
Eğer bu elektronik posta da silinmişse, VERBİS girişi ana sayfasında bulunan “Parolamı Unuttum” butonuna tıklanması gerekir. Daha sonrasında ekrana gelen “Kullanıcı Adı/VKN/TCKN” bilgileri ile başvuru formunda belirttiğiniz e-posta adresini girersiniz. Sistem belirttiğiniz e-posta adresine, kullanıcı adı ve şifre bilgilerini göndermiş olacaktır.
Kullanıcı Adımı Sonradan Değiştirebilir miyim?
Kullanıcı adınızı bir kez belirledikten sonra bir daha değiştiremezsiniz.
Parolamı Değiştirebilir miyim?
VERBİS girişi ana sayfasında yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklayarak giriş yapın. Daha sonra karşınıza çıkan pencerenin sol tarafından yer alan “Parola Değiştirme” menüsünü kullanarak, parolanızı sıfırlayabilir ve değiştirebilirsiniz.
Başvuru Formunda Bazı Bilgileri Hatalı Girdim Düzeltebilir miyim?
PDF formatında hazırladığınız bilgilerden bazılarını hatalı girdiyseniz, sisteme “Kullanıcı adı ve parola” ile giriş yapın. Karşınıza çıkan pencerenin sol tarafında bulunan “Veri Sorumlusu Bilgi Güncelleme” sekmesini işaretleyin. Ardından karşınıza çıkan pencerede verilerinizi güncelleyebilirsiniz.
Veri Sorumluları İrtibat Kişilerini Sonradan Değiştirebilir mi?
Veri sorumluları tarafından irtibat kişileri, istenilen zamanda değiştirilebilir.
Teknik ya da Hukuki Engellerden Dolayı Kayıt Yükümlülüğümü Yerine Getiremezsem Ne Olur?
Böyle bir durumda kurumdan ek süre talep edebilirsiniz. En geç 7 iş günü içerisinde kuruma durumunuzu bildirir bir dilekçe ile başvurmalısınız.
Bize Danışın: ORC Danışmanlık
VERBİS girişi ve diğer konularla ilgili merak ettiğiniz diğer soruları bizlere sorabilirsiniz.